英語備忘錄分爲：To(給誰)、From（誰寫）、Date（時間）、Subject（主題）。內容是備忘錄的主要部分，寫作應力求簡明、確切。首先直入主題，列出最重要的信息，然後具體說明事由、情況，提出意見和建議等，最後可以根據具體情況重申主題或表示感謝。且備忘錄得末尾不需要署名。備忘錄是一種正式的專業文件。它結構清晰、閱讀方便、傳遞迅速，經常爲公司或團體所使用。大多數備忘錄的特點是簡明扼要，但它同時也應具備優秀應用文的其他寫作原則：面向讀者，表達清楚且準確。
