1、文檔的分類要清晰。將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內，便於查找；2、清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的內容，便於查詢；3、文件版本記錄要清楚。不同時間、不同時期的不同版本，要分清；4、文檔流通記錄要記錄；5、文檔電子備份。爲安全起見，對文檔要進行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況；6、文件管理者的流動管理。管理者流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時一定要交接好。
