書信包括五個部分分別是：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
稱呼：稱呼是對收信人的稱呼，在信紙第一行頂格寫，後加冒號，跟下一行的正文進行區分。稱呼之前可以加入一些形容詞進行修飾，以表達對收信人的感情。
正文：正文的開頭要空兩格，經常以收信人的問好開頭。正文是信的主要部分，要對收信人表達的內容一般都寫在正文裏面。當然，回信的正文部分通常先要寫明來信收到，並對來信中提及的問題或要求辦理的事情作出回答。可以分段寫，每段起行空兩格。
結尾：結尾一般是對收信人的一些祝詞，常用了表達：尊敬、祝福、鼓勵、訓勉等等。比較典型的常用結尾如：“此致敬禮”。結尾要注意格式，一般分作兩行進行書寫，此致”可以緊接正文之後寫，也可以另起一行空兩格寫，“敬禮”則一定要另起一行頂格寫。
署名：署名的位置通常寫在結尾的下一行的後半行。寫上寫信人的名字，名字之前也可以加一些稱呼。
日期：一般寫在署名的下面。位置跟署名一樣，另起一行的後半行，寫上寫信的具體時間：年、月、日。
