熱敏紙是不適合的用於永久或長期值的記錄。爲了避免這樣的記錄數據的損失，熱敏紙文件副本須於永久性或存檔的複印紙進行。這些影印本應保留的歸檔副本。之後複印件已檢查其完整性和可讀性，熱敏紙副本可能被破壞作爲一個正常的行政慣例。
如果由於某種原因，原來的熱敏紙需要保留，副本應作爲後備，以防原來變得難以辨認。該文件應被存儲在環境條件下，即不超過20℃，或50％的相對溼度。溫度和溼度的極端會使圖像的迅速惡化。避免長時間暴露於光，因爲這也可以加快圖像的惡化。爲了避免影響相鄰存儲的其他文件拷貝熱的可能發生的危險，熱副本應分別提交的其他文件記錄。
