機要文件是指標有“機密”密級的文件、簡報、講話材料，各種資料、報表、刊物，以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國家重要祕密、泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體；國家祕密的密級分爲“絕密”、“機密”、“祕密”三級；“絕密”是最重要的國家祕密，泄密會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“祕密”是一般的國家祕密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害；重要程度依次減輕，但都屬於絕對不可泄漏的；紙質文件要注意防潮、防蟲、防火等等，但在信息化的當代，機要文件更多的是以電子媒介方式存儲的；保管人員必須具備優秀的信息素質，有能力應付來自互聯網或者內部的數據入侵，做好保密工作，由於機要文件都有一定的保密年限或者遇到戰亂、遷移、國家安全需要等；“收文辦理”包括簽收、登記、審覈、擬辦、批辦、承辦、催辦等七個程序。