1、設定情境：設定情境需要理清幾個問題。比如自己爲什麼要做這場世界咖啡、目的是什麼、需要邀請哪些人蔘與、需要準備什麼樣的空間。人們需要了解召集世界咖啡的目的以及能從世界咖啡中希望看到的最好結果。
2、營造友好的空間：世界咖啡研討要取得更好的效果，就需要儘量把房間佈置得溫馨美好。如果是地點選擇在風格單調沉悶的教室裏，可以買幾張桌布，把課桌布置得像咖啡桌一樣，選一些輕鬆的音樂。
3、設置問題：一次世界咖啡的對話，可以集中精力探索一個問題，也可以針對多個問題從不同角度尋找答案。好問題會有好答案，有積極能量、引發思考、耐人尋味的問題將開啓世界咖啡對話的魔力。
4、主持開場：主持開場需要介紹世界咖啡的目的和相關探討流程，分享與主題內容相關的知識。在開展一場世界咖啡時，最好能夠提前發送相關簡介與會議流程給參與者。
5、開始匯談：開啓世界咖啡之旅，提出匯談的第一個問題，讓各組人員相互介紹，確定好桌長、計時員等。鋪開桌布，在匯談時鼓勵大家將想法記錄或塗鴉在桌布上。
