1、計算機技術在辦公領域得到普遍應用推動了各類機關辦公的現代化。爲了適應辦公現代化的要求，便於計算機檢索和公文的管理，公文“主題詞”應運而生。主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表其內容特徵的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。它是辦公現代化的產物。2、主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞，它主要供製作公文索引和電子計算機檢索之用。
