現場查驗應當形成書面記錄，查驗記錄應當包括查驗時間、項目名稱、查驗範圍、查驗方法、存在問題、修復情況以及查驗結論等內容，查驗記錄應當由建設單位和物業服務企業參加查驗的人員簽字確認。現場查驗中，物業服務企業應當將物業共用部位、共用設施設備的數量和質量不符合約定或者規定的情形，書面通知建設單位，建設單位應當及時解決並組織物業服務企業複驗。
開發商、業主大會和原物業公司要做好承接驗收前的準備工作，並及時書面通知新物業公司進行承接驗收。新物業應當在接到通知後15個工作日內做出書面回覆並與開發商或業主大會約定承接驗收時間。在約定時間內，開發商、業主大會或原物業應先做資料交接：將物業的產權資料、工程竣工驗收資料、工程技術資料、工程經濟資料和其它有關資料移交給新物業。資料移交完畢後，移交和接收雙方須簽字認可；若有未移交部分，由雙方列出未移交部分的清單，確定移交時間並簽字認可。
