1、保證辦公室整潔、乾淨。每天對辦公室進行打掃，保證辦公室地面的清潔；
2、提前佈置會談場所。在會談之前應該提前佈置好會議室，擺放一些花等裝飾。如果是商務會談，還應該提前準備好跟會談有關的材料，提前安裝好會議電話、投影儀等會議工具；
3、提前準備茶水、水果。在交談之前我們都應該給客人們端上一杯茶水，如果有條件可以在辦公室中擺放一些新鮮的水果、瓜子之類的小吃給客人們品嚐；
4、服裝穿戴乾淨、整潔。辦公室是大家辦公的地方，屬於公共場合。所以員工在這裏辦公的時候一定要注重自己的服裝，穿正裝上班，切勿穿的太休閒，也不能穿的太花哨；
5、安排好交通、住宿。如果是遠方的客人前來參觀，我們應該提前跟對方取得聯繫，獲得對方到達目的地的具體時間，如果可以應該安排公司的司機前去接應。當會談結束後還應該安排適當的場所給客人們用餐，並應安排好乾淨、清潔的酒店給客人們休息。
