1、若有供貨商發票未到而需先付款的，應先填寫採購申請單，註明材料名稱，規格型號，數量，估計價格，金額，運費、供貨單位及付款方式(現金、支票、電匯等)，並由部門主管簽字確認，交相關部門副總經理審覈落實，由財務總監審覈簽字認可，並由總經理簽字同意，方可向財務部辦理報銷(現金或支票等)；
2、採購完成後採購員應在一週內報賬，採購員持有效單據到財務部結算，即必須附有正確及有效的票據來證實支出，收據、發票必須是正本，並加蓋對方公章，複印件、白條將不予受理，採購員採購時應儘可能要求供應商開發票(注：若不能取得收據原件應取得收據傳真並同時註明該傳真件與原件同具法律效力)，交回財務部，以便財務做賬。
