個人檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起着憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。而且，隨着人事服務工作的發展，個人檔案的作用會越來越重要。
個人檔案有六大功能：
一、保留個人原有幹部身份。
二、辦理工作調動時需要個人檔案。
三、參加公務人員招聘考試，需檔案確定身份。
四、辦理個人退休手續時，要查看檔案記錄。
五、專業職稱晉升的參考依據。
六、出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。
畢業2年的大學生，檔案還存放在學校，按照政策，學校只代爲保管2年，超過2年未落實工作單位，學校會將檔案發回原戶籍所在地公共就業和人才服務機構保管。注：（人事檔案不允許個人保存的）檔案打回原籍過程中容易丟失。
