熱敏紙遇熱後無色染料與顯色劑發生化學反應產生顏色，於是使用熱敏紙在傳真機上接收信號打印或直接用熱敏打印機打印時，圖文即會顯示出來。由於用作無色染料的品種有許多種，因此顯現的字跡顏色就有不同，有藍色、紫紅色、黑色等。
熱敏紙即熱敏打印紙、熱敏傳真紙，用於熱敏打印機和熱敏傳真機，它的質量直接影響到打印質量和保存時間，甚至影響打印機和傳真機的使用壽命。隨着辦公自動化的發展普及，目前在經濟、醫療、航空等各項商務活動中，以及在公安機關辦理交通肇事、各類案件等工作中，熱敏傳真機、熱敏打印機的應用越來越廣泛，熱敏紙已成爲廣泛應用的一種技術用紙，大多用於傳真文件和熱敏打印機直接打印等。
