商業信一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。
1、開頭
開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨佔行、頂格書寫,稱呼後用冒號。
2、正文
通常包括:
向收信人問候;寫信的事由;該信要進行的業務聯繫;提出進一步聯繫的希望、方式和要求。
3、結尾
結尾往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答覆的要求同時寫表示祝願或致敬的話。祝語一般分為兩行書寫。
4、署名
署名即寫信人簽名,通常寫在結尾後另起一行偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函,署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函,為鄭重起見,可加蓋公章。
5、日期
寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。