開銷項負數有兩種方法：一是對方公司已經抵扣，已收到對方稅務局開具的退貨證明單，這時要開銷項負數；二是對方公司沒有抵，將發票退回，開完負數後，和正數發票一起留存。
銷項負數發票，所謂負數發票(即紅字發票)，是企業發生銷售貨物退回等業務時，衝減銷售收入的合法憑證。對負數發票管理，稅務機關一方面要對銷貨方納稅人開具的負數發票衝減銷售收入合法依據進行審覈，另一方面要對購貨方納稅人是否按規定調減進項稅額進行監督檢查。紅字發票和負數發票在本質上是一致的。只是由於實行電腦開票後，紅字無法體現，纔有負數發票之說。
