電子郵件系統由用戶代理以及郵件傳輸代理和郵件投遞代理組成。
用戶代理指用於收發郵件的程序，郵件傳輸代理指將來自用戶代理的信件轉發給指定用戶的程序，郵件投遞代理就是將郵件傳輸代理接收的信件依照信件的流向，將該信件放置到本機賬戶下的郵件文件中，當用戶從用戶代理中發送一份郵件時，該郵件會被髮送送到郵件傳輸代理，而後在一系列郵件傳輸代理中轉發，直到它到達最終發送目標爲止。
電子郵件系統的運作方式與其它的網絡應用有着根本上的不同。在其它的絕大多數的網絡應用中，網絡協議直接負責將數據發送到目的地。而在電子郵件系統中，發送者並不等待發送工作完成，而是僅僅將要發送的內容發送出去。
電子郵局可以給每個用戶提供一定大小的暫存信件的空間。電子郵件系統在因特網上實現了傳統郵局的功能，並且比傳統郵局更加快捷方便。
