1、成立一個談判小組。確定小組成員和人數談判小組一般由採購人代表和有關專家共3人以上的單數組成，其中專家的人數不得少於談判小組總人數的三分之二；
2、制定談判文件。一份完整的談判文件應當包括供應商資格條件、採購需求、採購預算、採購方式、採購邀請、採購程序、價格構成或報價要求、響應文件編制要求、提交響應文件截止時間及地點、保證金繳納數額和形式、評定成交的標準等；
3、確定邀請參加談判的供應商名單。按照《政府採購非招標採購方式管理辦法》規定，談判小組應當從符合資質的供應商裏選出至少3家來參加談判，並向其提供談判文件；
4、談判。方式是所有談判小組成員集中與單個供應商分別進行談判；
5、確定成交的供應商。
