1、檢查原稿：需要影印的材料最選擇對比度較高的；
2、整理材料：大致檢查下材料的尺寸、質地、顏色、字跡色調、裝訂方式、張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿；
3、檢查機器狀態：機器預熱或開機需要一定時間，尤其是專業影印機或彩色一體機如HP2840；
4、放置原稿：一般平板玻璃上都有指示標識或刻度板指示，參考這些指示將稿件倒序放好；
5、設定影印份數：按下數字鍵或方向鍵設定影印份數，若設定有誤可按“C”鍵或一個叉的鍵，可取消設定並重新設定；
6、檢查是否缺影印紙：根據材料的大小檢查相應紙盒是否有紙，否則缺紙不能繼續影印；
7、設定影印色彩：一般影印機可選擇影印機“黑白”或“彩色”；
8、調節影印濃度：一般無需調整濃度；
9、開始影印：最後按一下影印鍵即可。
